How to Contact Reporters

Most of the rules for talking to TV and Radio apply to talking to print reporters. You never want to say anything that you don’t want quoted. But you can say plenty of boring background stuff that probably won’t be quoted.

Press advisories and press releases:

A press advisory is a short one-page alert intended to get the media to come to an event. See example below.

It should include clear, reliable, contact information for members of the media to quickly reach you.

It should include lines labeled

WHAT:
WHEN:
WHERE:
WHY:

And maybe:
WHO:
VISUALS:
BACKGROUND:

Under Who, you want to explain who will be there that TV and Radio stations might want to interview.

Under Visuals, you want to explain why your event will be of interest for TV cameras.

Under background, you want to explain briefly important background that explains the event’s importance.

A press release is a somewhat longer two- or three-page document that can be handed out at an event or distributed when there is important news not related to an event. It should be written roughly like a newspaper article, with the most important thing right at the top.

Press calls out:
Call the media 7 days before an event. Call print reporters in the morning, because they’re busy in the late afternoon. Find the appropriate reporter and tell them why your story is important news. Tell them in three sentences. Ask if you can Email or fax them an advisory. Remember the tricks to hooking a reporter. Think like a reporter. Why would you want to cover this story?

Press calls in:
Always return calls from the media quickly. Be available and reliable. If you can’t help them with their question, help them find someone else who can.

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Poniéndose en Contacto con los Reporteros

La mayor parte de la reglas para hablar a la Radio o Televisión aplican también a hablar con reporteros de prensa. Ud. nunca quiere decir nada que no quiere que sea citado. Pero Ud. puede decir mucho de aburridos antecedentes que no serán citados.

Avisos de Prensa y Comunicados de Prensa:
Un aviso de prensa es una corta nota de alerta de una página que tiene la intención de hacer que la prensa venga a un evento. Debería incluir preguntas como ser

QUE:
CUANDO:
DONDE:
PORQUE:

Y tal vez:
QUIEN:
VISUALES:
PRECEDENTES:

Bajo Quien, Ud. quiere explicar quien estará allí que las estaciones de Televisión y Radio quisieran entrevistar.

Bajo Visuales, Ud. quiere explicar brevemente porqué su evento será de interés a las cámaras de televisión.

Bajo precedentes, Ud quiere explicar brevemente precedentes importantes que expliquen la importancia del evento.

Un comunicado de prensa es un documento que puede ser un poco más largo que dos o tres páginas que se entrega o distribuye cuando hay importantes noticias no relacionadas a un evento. Debe ser escrito más o menos como un artículo de periódico, con lo más importante justo al comienzo.

Llamados de prensa:
Llame a los medios de comunicación 7 días antes de un evento. Llame a los reporteros de la prensa en la mañana, porque ellos están ocupados por la tarde. Encuentre un reportero adecuado y dígale porqué su historia es una noticia importante. Dígaselo en tres sentencias. Pregunte si puede mandarles un aviso por Email o Fax. Acuérdese que el truco es de pescar al reportero. Piense como un reportero. Porque quisiera Ud. cubrir esta historia?

Devolviendo llamadas de la prensa:
Siempre devuelva las llamadas rápidamente. Esté disponible y sea digno de confianza. Si no les puede ayudar con su pregunta, ayúdeles a encontrar a alguien que lo pueda hacer.